一般大型展会有指定的物流服务商，参展商业也可以自己选择物流服务商。选择的物流服务商需要是具有会展物流经验、综合实力较强、知名度较高，能够全权代理展会的国内、国际展品物流服务的大型物流企业。如果将会展物流业务交予缺少经验的物流公司难免会有一些意外发生，造成不必要的损失。

承担会展物流业务的物流服务商根据参展商的要求设计物流服务方案，包括了解展品的运输、保管、布展及回收等内容，如果是国际性会议还需要涉及国际保险、报关等服务。国际展览运输协会认为，展会物流代理工作主要有6个方面：1.联络；2.展会前与客户联系，应明确基本的运输要求。如单证文件、截止日期等；3.办理单证文件以及现场代理；4.设计最佳运输方式和路线；5.提供现场支持；6.展后处理、回运等。                                                

根据会展主办方的展会日程安排，物流服务商依据方案进行展品提货、运输、保管等物流作业，活动过程中要与会展主办方及时沟通。交付展品后，要由参展商进行确认，待展览结束后立即启动下一轮物流或展品回程运输。优秀的物流服务商，还可以为参展商提供布展、展览管理、展品回收处理等一揽子增值服务。对于参展商而言，在展品运输阶段要与物流代理商紧密联系，并注意把握好一下几个阶段。
1、认真挑选物流商在确定参展之后，参展商要尽快确定展品物流服务供应商。确定物流商后，双方会签订一份展品运输的协议。协议主要内容有：物流公司及展馆的通信地址、联系方式和联系人、接货时间安排、运输方式、到达站、发货单位、展会名称、件数、重量、体积、保险价值等。
2、紧密联系物流商在于物流商的联系中，最好使用书面以及传真形式，以便根据文件内容进行核对。按照国际惯例，参展货物通常是在距离开幕前两天运到，保持密切沟通是为了防止展品在运输过程中出现意外情况。
3、迅速有序进展场由于展会周期相对较短的特点，往往展前展品进馆的时间安排很紧，所以，参展商应该听从物流代理商的统筹安排，尽可能地争取布展时间，做到协调、安全、快速、有序。
4、妥善处理参展品展会结束后，参展商应与所委托的物流代理商提前沟通，商定好撤展及展品回运事宜。